Qu’est-ce qu’un ERP ? Comment ça marche ? ERP et PGI, quelles différences ? Quelles sont les fonctionnalités d’un ERP ?
Ce sont autant de questions qui ont pu vous traverser l’esprit lorsque vous avez entendu le mot “ERP” pour la première fois. Donnez-nous 5 minutes… On vous explique tout, de la définition jusqu’aux possibilités qu’offre un ERP.
Que signifie ERP ?
C’est sans doute lui qui effraie, le sigle ERP… Il renvoie au terme anglais Enterprise Resource Planning. En français, on parle aussi de PGI, Progiciel de Gestion Intégré.
Quelle que soit la langue, vous pouvez décomposer ce sigle de la manière suivante :
Un ERP, c’est…
Comment fonctionne un ERP ?
Qu’il s’agisse d’un ERP Cloud ou On-premise, les données intégrées sont mutualisées, c’est-à-dire que ce sont les mêmes pour tous les utilisateurs. Ainsi, si un ajout de données est effectué, tous les utilisateurs peuvent voir cet ajout. Il en est de même pour une modification ou une suppression de données. De plus, lorsqu’une modification est réalisée, elle change automatiquement les données qui lui sont associées.
Prenons un exemple…
Responsable des approvisionnements chez un fabricant de biscuits toulousains, vous venez de recevoir une commande de 5 cartons de vos biscuits à la violette. Cette commande supplémentaire est mise à jour automatiquement, dans votre ERP car celui-ci est connecté avec votre site eCommerce. Le logiciel sera, ensuite, capable de réduire votre stock de matières premières en fonction des besoins nécessaires à la fabrication des biscuits. Enfin, si vous manquez de matières premières et qu’un réapprovisionnement est nécessaire, l’information sera mise à jour de manière automatique et visible en temps réel. Vous éviterez ainsi les ruptures de stock et autres problèmes d’inventaire.
Quels sont les services pouvant être gérés par un ERP ?
En fonction de l’ERP choisi, vous disposerez de plus ou moins de modules. Certains ERP peuvent être spécialisés dans un secteur et bénéficier de modules spécifiques. Cependant, il existe des ERP plus “généralistes” adaptables à tous secteurs. L’ERP permet ainsi d’intégrer de nombreux modules. C’est le cas de Odoo et sa cinquantaine de modules principaux.
Ci-dessous, vous pourrez trouver un exemple des services offerts par des ERP généraux.
Grâce à un ERP, la gestion de l’ensemble des services cités est facilitée. Vous pourrez, grâce à un tel outil, automatiser des tâches répétitives et n’apportant pas de valeur ajoutée particulière.
La gestion des stocks, des commandes, l’organisation et la communication interne ou encore les actions marketing sont autant de processus, entre autres, que l’ERP pourra optimiser.
Qui a accès à l'ERP et aux informations ?
Seuls les employés de l’entreprise et l’intégrateur de la solution ont accès à l’ERP et ses informations. Nous distinguons, ainsi, deux rôles: l’administrateur et les utilisateurs. Il s’agit, respectivement, de l’intégrateur qui configure l’ERP et du personnel interne de l’entreprise qui utilise l’ERP.
Or, tous les modules ne sont pas visibles par l’ensemble des utilisateurs. En effet, si un utilisateur n’est pas concerné par le module, l’accès à ce dernier pourra être interdit. De ce fait, le module ne sera pas visible pour l’employé.
Quel est le bénéfice principal d'un ERP ?
Un ERP permet de simplifier les processus. Il les rend plus fluides et plus rapides. De plus, un ERP inclut, très souvent, des actions automatisées permettant de réduire le risque d’erreur qu’occasionnent des tâches répétitives. Enfin, l’ERP permet aux membres d’une entreprise de partager la même information en temps réel et, ainsi, d’améliorer la communication et la compréhension entre et au sein des équipes.
Vous l’aurez compris, le bénéfice majeur d’un ERP est le gain de temps et, par conséquent, une amélioration de la productivité.
Ability Partners - Intégrateur ERP CRM Odoo à Toulouse, Occitanie, France